Para uma empresa crescer, é essencial que todos seus funcionamentos e operações estejam de acordo com regras e normas internas. Também é primordial que todas as legislações – que podem variar desde o campo trabalhista até o ambiental – sejam impecavelmente cumpridas.
Todos esses requisitos podem ser resumidos em uma palavra: compliance. Em Inglês, quer dizer “estar em conformidade”. No âmbito jurídico, o termo se refere ao conjunto de práticas para garantir que todas as normas, regulamentações e políticas são cumpridas constantemente.
É, e sempre foi, um dos pilares mais importantes para o funcionamento pleno de uma companhia. Entretanto, com escândalos de corrupção e desastres ambientais envolvendo importantes empresas do Brasil, não é de se surpreender que o termo vem ganhando destaque cada vez maior no país.
Porém, colocar em prática, apesar de essencial, pode ser um caminho difícil, com muitos obstáculos. Por isso, esse artigo traz cinco dos maiores desafios da área de compliance e oferece dicas e formas de como as empresas podem enfrentá-los.
1. Mudança cultural
A mudança cultural talvez seja um dos primeiros desafios que empresários e gestores enfrentam na hora de implementar o compliance na rotina da empresa. A razão é que pode requerer alterações em funcionamentos e práticas já estabelecidos pelos trabalhadores.
Mudar nem sempre é fácil, porém, muitas vezes, é necessário e é preciso que haja uma comunicação clara entre todos os setores da companhia.
É importante também que o processo seja liderado com seriedade e estratégias bem definidas. Portanto, os funcionários e também os proprietários da empresa devem estar de acordo e cientes dos passos necessários, a fim de engajar todos nesse caminho.
Uma boa forma de iniciar essa mudança cultural é com a divulgação de exemplos do que é considerado violação ou infração. Assim, todos podem estar mais conscientes das suas ações e das possíveis consequências.
2. Realização de treinamentos
Esse tópico pode também fazer parte da mudança cultural da companhia, porém, o treinamento de compliance vem acompanhado de desafios específicos.
Essa etapa é importantíssima para ajudar a fixar as regras e normas que devem ser seguidas, além de incentivar a participação do funcionário no combate à corrupção.
Para que isso ocorra, esse treinamento deve ser didático, prático e funcional. O clickCompliance investe em powerpoints, vídeos e animações para reforçar o conteúdo, que podem ser customizados conforme as demandas da empresa. E ainda há o acesso a qualquer momento pelo e-mail corporativo ou pelos celulares.
Por isso, é preciso que os gestores se atentem na hora de escolher a forma que vão realizar esse passo, a fim de aproximar os funcionários e, de fato, ajudá-los a manter o compliance da empresa.
3. Gerenciamento de múltiplas regulamentações
Gerenciar e estar em compliance com diversas regulamentações diferenciadas é realmente um desafio. Principalmente quando essas regulamentações mudam com frequência e podem impactar de formas variadas cada setor da companhia.
É essencial que os gestores estejam atentos com o cenário legal e jurídico, além de garantir que essa informação sempre seja passada para os diferentes funcionários.
Também é importante que seja feito regularmente um estudo sobre vulnerabilidade do não cumprimento do compliance, a fim de entender a fundo como mantê-lo em pleno funcionamento e quais seriam as possíveis consequências para violações hipotéticas.
4. Controles internos na empresa
Como visto anteriormente, o compliance deve passar por todos os setores de uma empresa. Por isso, manter os controles internos na companhia pode ser complicado.
Existem algumas estratégias disponíveis no mercado para facilitar esse funcionamento, como a Governança de Documentos, do clickCompliance. Essa ferramenta visa garantir não só a leitura de cada política corporativa e também o entendimento verdadeiro por parte de cada funcionário.
Nela, é possível controlar os aceites, aumentar a organização de prazos de validade de cada tipo de documento – por meio de lembretes e avisos – e, ainda, gerar relatórios e indicadores, a fim de realmente entender o que está funcionando, ou não, para a empresa.
5. Baixo orçamento
Um orçamento baixo pode ser um problema na hora de implementar o compliance em uma determinada empresa, principalmente para os negócios ainda em fase inicial.
Para isso, uma excelente alternativa é o software de compliance, que permite ações rápidas e práticas, além de disponibilizar diferentes ferramentas – tudo em um só lugar.
Empresas como o clickCompliance, por exemplo, funcionam com orçamentos correspondentes ao número de funcionários da companhia que contrata os serviços, uma vez que todos os dados, nessa ferramenta, ficam armazenados na nuvem.
Assim, cada gestor pagará de acordo com o tamanho de seu negócio – podendo encaixar o serviço em seu respectivo orçamento.
Essa é uma excelente alternativa para empresas em crescimento e que, como todas as outras, precisam garantir a gestão e funcionamento do compliance.
